Podpis v e-mailu je důležitý pro obě komunikující strany. Automatický podpis je v elektronické korespondenci užitečný nejen pro rychlé filtrování informací o odesílateli, ale také slouží jako sebeprezentace odesílatele. Podpis zkrátka využijeme jak ve firemní komunikaci, tak v soukromých mailech. V článku najdete návody, jak nastavit podpis v nejoblíbenějších aplikacích. Podíváme se na Email.cz, Gmail.com i Microsoft Office Outlook.
Proč/Jak vlastně používat podpis v e-mailu?
Existuje hned několik důvodů proč si dát tu práci a podpis si nastavit. V první řadě ukazuje na určitou stabilitu ve firemní politice. Znamená pro nás také určité rozpoznávací znamení v přehršli korespondencí. Nedělejme si iluze. Téměř určitě si píšete s někým, kdo je schopný vás rozeznat jen díky podpisu. A to byste tedy rozhodně zanedbávat neměli. Podpis v oblasti firemního mailingu plní funkci elektronické vizitky a předklává příjemci možnost nás kontaktovat a dohledat, je-li to potřeba.
Důležitá je také konzistence. Podpisy doporučujeme v krátkých časových intervalech příliš neměnit. Výrazný podpis může fungovat dobře, ale pozor, buďme umírnění. Stejně tak se doporučuje střídmost minimálně co se týče odkazů v podpisu. Bude-li celý podpis vypadat jako jeden velký odkaz, nikdo se v něm nevyzná. Snažme se držet zaběhnutých standardů. V e-mailovém podpisu jsou žádoucími informacemi:
- Jméno,
- pozice,
- další e-mailové adresy,
- telefon,
- logo,
- odkaz na firemní web či osobní stránku na sociálních sítích.
Přátelům do podpisu v e-mailu klidně můžete umístit odkaz na Facebook, v pracovním prostředí je vhodný spíše LinkedIn (i zde záleží případ od případu). Určitě nemá smysl vypisovat do podpisu zbytečnosti a slohové práce.
Outlook – Nastavení automatického podpisu
Program Outlook od Microsoftu má podpis na první pohled skrytý. Podporuje ale velkou škálu textových sad a i html, obrázky, či aktivní odkazy. V tomto případě nastavujeme podpis přímo v klientu, nikoliv na webovém prostředí.
Pro změnu podpisu v aplikaci Outlook je nutné otevřít okno nového emailu. Podpis se dá nastavit pouze v tomto prostředí, v nastavení byste jej hledali marně.
Po rozkliknutí tlačítka „Podpis“ vyberete položku Podpisy…
Tlačítkem „Nový“ vytvoříme podpis. Pojmenujte jej a následně můžete editovat text podpisu. Můžeme zde přiřazovat různé podpisy různým e-mailovým účtům, či vybrat, zda-li se bude podpisem odpovídat automaticky, nebo vůbec a budete jej zadávat manuálně.
Gmail – Jak vytvořit podpis? Jde to i s obrázkem
Gmail je vlastně nejoblíbenějším e-mailovým klientem dneška. Podpis umožňuje vkládat nejen text, ale i obrázky a poradí si se zkopírovaným HTML, či jinak externě umístěným podpisem.
V pravém horním rohu klikneme na ikonku ozubeného kolečka, čímž otevřeme nabídku. Pokračujte na „Nastavení.“
Nastavení Gmailu se nachází na jednom místě. Je nutné rolovat zhruba do spodní části nastavení. Zde nalezneme možnost změnit podpis.
Seznam Email.cz – Podpis na konci e-mailu nastavíte snadno
Tuzemská společnost seznam má podpis k nalezení poměrně snadno, víte-li, kde hledat. Bohužel nepodporuje tak dobře různé úpravy, ani vám neumožňí implicitně vložit obrázek.
V pravém horním rohu klikněte na svou emailovou adresu. Otevře se možnost výběru. Klikněte na „Nastavení“
Zůstaňte na položce „Odesílatel“. Pod položkou „Profilové foto“ a „Osobní údaje“ můžeme vyplnit svůj podpis. V možnostech najdeme jen možnost umístit podpis na konec e-mailu.
Ukázky e-mailových podpisů
Níže můžete spatřit několik ukázek e-mailového podpisu. Fotografie a odkazy na sociální sítě nejsou nezbytností, zbytek informací už by chybět neměl. Podobný podpis vám pomůže vygenerovat např. bezplatný online generátor podpisů od Hubspot.
