Pracovní smlouvy, informace o klientech, ale také cizí výplatní pásky. Čtvrtina respondentů průzkumu, který si nechala vypracovat společnost Canon na reprezentativním vzorku českých firem, přiznává, že někdy našla na sdílené kopírce vytištěný citlivý dokument, který nebyl určen pro jejich oči. Každý čtvrtý pak dokonce přiznal, že si „objev“ nejprve prohlédl a pak teprve předal osobě, které patří.

Pokud pracujete v kanceláři, možná jste se s tím také setkali. Přicházíte k firemní kopírce a zjišťujete, že na ní leží dokument, který někdo vytiskl před vámi, ale pak si ho zapomněl odnést. Takovou zkušenost má 23 % respondentů nejnovějšího průzkumu společnosti Canon.

Průzkum probíhal telefonickým dotazováním (metodou CATI) v srpnu a září 2022 ve 100 českých firmách s 50 a více zaměstnanci.

Nejčastěji se jednalo o pracovní smlouvu některého ze zaměstnanců, informace o klientech nebo interní dokumenty, ale občas na kopírce lidé našli i soukromé materiály včetně okopírované občanky, nebo dokonce cizí výplatní pásku. Každý čtvrtý nálezce přitom zároveň přiznal, že si dokument nejprve prohlédl a pak jej teprve předal osobě, které patří. 9 % z nich jej raději rovnou vyhodilo nebo skartovalo.

„Vytisknout, zapomenout, odejít. To je bohužel smutná realita mnoha českých kanceláří, které stále ve velké míře spoléhají na práci s papírovými dokumenty. Přitom určitě nikdo z nás nechce, aby kolegové, nebo dokonce návštěvy v kanceláři viděli naši pracovní smlouvu nebo výplatnici,“ říká Eva Kučmášová, šéfka komunikace Canonu ve střední Evropě.

Řešením je cloud a kontrola dokumentů

Potenciální nebezpečí se týká většiny českých kanceláří, z průzkumu vyplývá, že svou vlastní tiskárnu nebo kancelářskou multifunkci má na pracovním stole pouze 5 % zaměstnanců. Více než polovina (52 %) respondentů uvedlo, že tiskárnu v jejich firmě sdílí více než 6 lidí, v každém šestém podniku je to dokonce 20 a více zaměstnanců.

Bezpečnostní trhliny, které z manipulování s papírovými dokumenty vyplývají, lze zásadně eliminovat využitím nástrojů digitální kanceláře. Třeba převedením firemních procesů do cloudu a využitím systémů, jejichž spolehlivost je pravidelně testována, takže odolají i pokročilým hackerským útokům.

V tiskárně lze nalézt i citlivé materiály a smlouvy. Foto: Canon

„V případě řešení uniFLOW Online od Canonu jsou smlouvy, faktury či výplatní pásky ihned po naskenování uloženy do cloudu, kde mohou být automaticky roztříděny podle kategorie. Citlivé materiály směřují do personálních složek a přístup k nim mají pouze povolaní. Vše podléhá pokročilému zabezpečení,“ říká Petr Hnilička, produktový specialista Canon CZ. Papírové originály, které do firmy dorazily poštou, lze ihned po naskenování skartovat.

Díky cloudovým nástrojům má také vedení firmy možnost kontrolovat, kdo a jak s dokumentem zachází, a to i v dnešní zcela běžné situaci, kdy zaměstnanec pracuje z domova nebo chalupy. Už tedy žádné překvapivé nálezy u kopírky.

Zdroj: Canon